1. Cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo có công văn đề nghị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế kèm theo hồ sơ gửi đến Cục Đối ngoại/BQP ít nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
2. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cục Đối ngoại có trách nhiệm chuyển lấy ý kiến của Cục Bảo vệ An ninh Quân đội và các cơ quan liên quan (sao gửi hồ sơ kèm theo).
3. Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ xin ý kiến của Cục Đối ngoại, các cơ quan được xin ý kiến có trách nhiệm tham gia ý kiến bằng văn bản và gửi về Cục Đối ngoại.
4. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản tham gia ý kiến của các cơ quan, Cục Đối ngoại có trách nhiệm tổng hợp ý kiến, thẩm định và đề xuất Thủ trưởng Bộ Quốc phòng xem xét, quyết định việc lấy ý kiến của các cơ quan ngoài Quân đội, các địa phương.
5. Trường hợp Thủ trưởng Bộ Quốc phòng đồng ý việc lấy ý kiến của các cơ quan ngoài Quân đội và các địa phương, Văn phòng Bộ Quốc phòng có trách nhiệm soạn thảo văn bản của Bộ Quốc phòng gửi xin ý kiến của cơ quan ngoài Quân đội và địa phương.
6. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến tham gia của các cơ quan ngoài Quân đội và các địa phương, Văn phòng Bộ Quốc phòng lấy ý kiến của Cục Đối ngoại nếu văn bản tham gia ý kiến có điểm khác biệt với ý kiến của Cục Đối ngoại trước đó.
Trong thời gian 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị của Văn phòng Bộ Quốc phòng, Cục Đối ngoại có trách nhiệm tham gia ý kiến và gửi về Văn phòng Bộ Quốc phòng để hoàn thiện hồ sơ, trình Thủ trưởng Bộ Quôc phòng xem xét, quyết định việc trình Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trình tự và hồ sơ trình Thủ tướng Chính phủ thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 4 Quyết định số 76/2010/ QĐ-TTg.
7. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Bộ Quốc phòng có trách nhiệm gửi văn bản thông báo ý kiến của Thủ tuớng Chính phủ cho các cơ quan liên quan biết, thực hiện.
