I. Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cho phép tổ chức của Chủ tịch UBND Thành phố:
Bước 1: Cơ quan, đơn vị xin tổ chức hội nghị, hội thảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở, nhận phiếu hẹn có ghi ngày nhận và trả kết quả (01 ngày làm việc).
Bước 2: Phòng chuyên môn nghiên cứuthẩm định hồ sơ, Sở Ngoại vụ xem xét, trình Chủ tịch UBND Thành phố (02 ngày làm việc).
Bước 3: Chủ tịch UBND Thành phố xem xét, cho ý kiến gửi về Sở Ngoại vụ (03 ngày làm việc).
Bước 4: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở Ngoại vụ tiếp nhận kết quả của UBND Thành phố, chuyển trả kết quả cho tổ chức, lưu kết quả theo quy định (01 ngày làm việc).
* Đối với trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế cần lấy ý kiến cơ quan chuyên môn:
Bước 1: Cơ quan, đơn vị xin tổ chức hội nghị, hội thảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở, nhận phiếu hẹn có ghi ngày nhận và trả kết quả (01 ngày làm việc).
Bước 2: Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, gửi văn bản đề nghị các đơn vị chức năng có liên quan cho ý kiến (01 ngày làm việc).
Bước 3: Các cơ quan chuyên môn có ý kiến trả lời (05 ngày làm việc).
Bước 4: Trên cơ sở ý kiến của các đơn vị chức năng, Sở Ngoại vụ tổng hợp, trình UBND Thành phố (01 ngày làm việc).
Bước 5: Lãnh đạo UBND Thành phố xem xét, trả lời văn bản gửi về Sở Ngoại vụ (03 ngày làm việc).
Bước 6: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở Ngoại vụ tiếp nhận kết quả của UBND Thành phố, chuyển trả kết quả cho tổ chức, lưu kết quả theo quy định (01 ngày làm việc).
II. Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cho phép tổ chức của Giám đốc Sở Ngoại vụ
Bước 1: Cơ quan, đơn vị xin tổ chức hội nghị, hội thảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở, nhận phiếu hẹn có ghi ngày nhận và trả kết quả (01 ngày làm việc).
Bước 2: Phòng chuyên môn nghiên cứu thẩm định hồ sơ, trình Lãnh đạo Sở ký văn bản trả lời (02 ngày làm việc).
Bước 3:Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét, ký văn bản trả lời (01 ngày làm việc)
Bước 4: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở Ngoại vụ tiếp nhận kết quả, chuyển trả kết quả cho tổ chức, lưu kết quả theo quy định (01 ngày làm việc).
* Đối với trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế cần lấy ý kiến cơ quan chuyên môn:
Bước 1: Cơ quan, đơn vị xin tổ chức hội nghị, hội thảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở, nhận phiếu hẹn có ghi ngày nhận và trả kết quả (01 ngày làm việc).
Bước 2: Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, gửi văn bản đề nghị các đơn vị chức năng có liên quan cho ý kiến (01 ngày làm việc).
Bước 3: Các cơ quan chuyên môn có ý kiến trả lời (05 ngày làm việc).
Bước 4: Trên cơ sở ý kiến của các cơ quan chuyên môn, Phòng chuyên môn tổng hợp ý kiến các cơ quan chuyên môn, trình Lãnh đạo Sở (01 ngày làm việc).
Bước 5: Lãnh đạo Sở Ngoại vụ xem xét, ký văn bản trả lời (01 ngày làm việc.
Bước 6: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính của Sở Ngoại vụ tiếp nhận kết quả, chuyển trả kết quả cho tổ chức, lưu kết quả theo quy định (01 ngày làm việc).
Thời gian nhận hồ sơ: Các ngày trong tuần: từ thứ hai đến thứ sáu + Sáng: từ 8h00 đến 11h00
+ Chiều từ 13h30 đến 16h30