- Bước 1: Công chức Tư pháp hộ tịch tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ:
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận và thu lệ phí đăng ký khai tử theo quy định (nếu có), đồng thời viết giấy nhận hồ sơ, hẹn trả kết quả từng loại việc cho người đi đăng ký;
+ Nếu hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ thì hướng dẫn người có yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ; văn bản hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng loại giấy tờ cần bổ sung, hoàn thiện;
Công chức tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ tên và giao cho người nộp hồ sơ. Tiến hành quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử của địa phương.
Trường hợp việc đăng ký khai tử được thực hiện lưu động thì công chức tư pháp - hộ tịch trực tiếp nhận hồ sơ, cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người dân, sau đó cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử của địa phương.
Trường hợp hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết thì giải thích, hướng dẫn người đi đăng ký đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định.
Nghiên cứu xử lý hồ sơ:
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, thông tin khai tử phù hợp và đúng quy định thì tiến hành ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cập nhật vào cơ sở dữ liệu hộ tịch và trình lãnh đạo xã ký Trích lục khai tử;
+ Nếu hồ sơ không đầy đủ và không đúng theo quy định trình văn bản từ chối.
- Bước 2: Ngay khi có trích lục khai tử, Công chức Tư pháp hộ tịch của UBND cấp xã có trách nhiệm chụp 01 bản trích lục khai tử từ bản chính để chuyển kèm hồ sơ hưởng mai táng phí cho Công chức Văn hóa - Xã hội để thực hiện:
- Đối với đối tượng thực hiện theo Nghị định số 150/2006/NĐ-CP ngày 12/12/2006 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Pháp lệnh Cựu chiến binh: phối hợp Hội Cựu chiến binh cấp xã xác nhận, lập danh sách báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã ký công văn đề nghị hưởng chế độ mai táng phí gửi phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Đối với đối tượng hưởng trợ cấp theo Quyết định số 49/2015/QĐ-TTg ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về một số chế độ, chính sách đối với dân công hỏa tuyến tham gia kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, chiến tranh bảo vệ Tổ quốc và làm nghĩa vụ quốc tế: tổng hợp trình Chủ tịch UBND cấp xã ký UBND cấp huyện qua phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Bước 3: Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện:
- Đối với đối tượng thực hiện theo Nghị định số 150/2006/NĐ-CP ngày 12/12/2006 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Pháp lệnh Cựu chiến binh:
Nếu thấy hồ sơ đủ điều kiện nhưng thiếu thành phần hồ sơ hoặc biểu mẫu, giấy tờ kê khai chưa đúng, chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND cấp xã thông báo cho người nộp hồ sơ biết, hoàn thiện hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện thì không tiếp nhận và trả lời bằng văn bản cho người đến nộp hồ sơ, nêu rõ lý do không tiếp nhận.
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện thì chủ trì phối hợp với Hội cựu chiến binh cùng cấp tổng hợp, lập danh sách đề nghị hưởng chế độ mai táng phí báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện ký công văn gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Phòng Người có công).
- Đối với đối tượng hưởng trợ cấp theo Quyết định số 49/2015/QĐ-TTg ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về một số chế độ, chính sách đối với dân công hỏa tuyến tham gia kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, chiến tranh bảo vệ Tổ quốc và làm nghĩa vụ quốc tế:
Nếu thấy hồ sơ đủ điều kiện nhưng thiếu thành phần hồ sơ hoặc biểu mẫu, giấy tờ kê khai chưa đúng, chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của UBND cấp xã thông báo cho người nộp hồ sơ biết, hoàn thiện hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện thì không tiếp nhận và trả lời bằng văn bản cho người đến nộp hồ sơ, nêu rõ lý do không tiếp nhận.
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện thì phòng Lao động - Thương binh và Xã hội kiểm tra hồ sơ, tổng hợp danh sách đề nghị gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Phòng Người có công).
- Bước 4: Phòng Người có công Sở Lao động - Thương binh và Xã hội:
- Đối với đối tượng thực hiện theo Nghị định số 150/2006/NĐ-CP ngày 12/12/2006 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Pháp lệnh Cựu chiến binh: chủ trì phối hợp với Hội cựu chiến binh cùng cấp tổng hợp, lập danh sách trình Giám đốc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội ký quyết định hưởng trợ cấp; chuyển quyết định về phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện.
- Đối với đối tượng hưởng trợ cấp theo Quyết định số 49/2015/QĐ-TTg ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về một số chế độ, chính sách đối với dân công hỏa tuyến tham gia kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, chiến tranh bảo vệ Tổ quốc và làm nghĩa vụ quốc tế: kiểm tra, tổng hợp danh sách, trình Giám đốc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội ký quyết định hưởng trợ cấp; chuyển quyết định về phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện.
- Bước 5: Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện.
Ngay sau khi nhận quyết định hưởng chế độ mai táng phí của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, phòng Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm chi trả tiền hưởng chế độ mai táng phí chuyển cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch tại Bộ phận một cửa cấp xã để trả kết quả cho người dân
- Bước 6: Công chức Tư pháp - Hộ tịch tại Bộ phận một cửa cấp xã trả kết quả cho người nộp hồ sơ, yêu cầu người nhận kết quả ký nhận vào sổ để theo dõi
* Lưu ý: Trong trường hợp cá nhân không gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích, thời hạn giải quyết được tính vào ngày làm việc của UBND cấp xã
